30 września 2013 r. odbyło się przekazanie przez wykonawcę – firmę COIG całości przedmiotu zamówienia
w Zespole Opieki Zdrowotnej w Świętochłowicach ruszył nowy system informatyczny. Żeby system mógł zadziałać konieczne było odpowiednie przygotowanie i wdrożenie zarówno odpowiedniego oprogramowania, jak i innych elementów, bez których zainstalowane aplikacje nie miałyby prawa działać. Te elementy, to: prace instalacyjno-montażowe, dostawa dostosowanego do obecnych potrzeb rynku technologicznego sprzętu komputerowego, szkolenie pracowników szpitala do obsługi nowych programów oraz nadzór nad wdrożeniem całości przedsięwzięcia.
Profesjonalne przygotowanie Wykonawcy wpłynęło na sprawne i rzetelne przygotowanie całości procesu, a wdrożone procedury „popchnęły” naszą jednostkę w kierunku nowoczesnych rozwiązań informatycznych z wykorzystaniem nowoczesnych metod zarządzania i opieki nad pacjentem – czy szerzej efektywnej i adekwatnej obsługi pacjenta/klienta. Również nasi pracownicy – personel szpitala i administracja będą w znacznej mierze odczuwać ten przeskok do pracy w lepszym standardzie. Poprawi się komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, zmniejszy się czas oczekiwania na postawienie diagnozy, a pacjent będzie mógł uzyskać elektroniczny dostęp do niektórych elementów swojego leczenia. Realizacja tego zadania nie byłaby jednakże możliwa bez pomocy zewnętrznej, gdyż szpital podobnie jak znaczna większość placówek zdrowia w Polsce boryka się z problemami finansowymi i tego typu inwestycja musiałaby być w znacznym stopniu ograniczona,a to z kolei mogłoby spowodować niemożność jej realizacji ze względu na wielość skorelowanych ze sobą czynników determinujących realizację całości przedsięwzięcia. Ważny jest tu zarówno sprzęt komputerowy i peryferyjny,ale nie mniej ważna jest sama sieć, którą należało dużym nakładem sił i środków zmodyfikować, żeby nowy system zadziałał.
Taką pomocą było dla nas dofinansowanie w ramach Programu Regionalnego Województwa Śląskiego Narodowa Strategia Spójności dysponującego środkami programu Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego. Dzięki środkom pochodzącym z dofinansowania wyżej wymienionego programu z przeznaczeniem na rozwój elektronicznych usług publicznych mogliśmy zrealizować nasze zamierzenia. Całość dofinansowania zamknęła się w kwocie 900 082,00 zł i stanowiła pierwotnie 85% całości inwestycji.
Procedura przetargowa zweryfikowała zakładaną wcześniej kwotę całkowitą realizacji z 1 058 920,00 zł do kwoty 1 550 599,70 zł. Pozostałe środki, to środki własne. Projekt składa się z 6 zasadniczych kategorii, z których do dnia dzisiejszego 5 zostało zrealizowanych, a jedna jest w trakcie realizacji. Pierwszą kategorią jest zakup zestawów komputerowych. W ramach niej zostało zakupionych i zainstalowanych 125 komputerów i monitorów.
Drugą kategorią jest zakup urządzeń peryferyjnych. Ta kategoria to przede wszystkim drukarki. W ramach projektu zostało dostarczonych 47 drukarek laserowych, co umożliwi efektywną pracę zarówno pionu medycznego,jak i pionu administracyjnego. Dodatkowo specyfika pracy z drukami medycznymi i papierem perforowanym w niektórych urządzeniach wymusiło konieczność zakupu 5 drukarek igłowych. Są to jednakże urządzenia nowego typu umożliwiające bardziej wydajną i szybszą pracę.
Dodatkowym elementem w zakresie drukowania i odczytu jest zestaw sprzętu dla opasek identyfikacyjnych pacjenta. Są drukarka opasek identyfikacyjnych, skaner (czytnik kodów kreskowych na opaskach identyfikacyjnych oraz pakiet opasek do zadrukowania. Szpital wykorzystał możliwość naturalnego rozszerzenia zakresu wdrożenia systemu o ten element, gdyż jest to zapisane w przepisach prawnych regulujących funkcjonowanie służby zdrowia w Polsce.
W tej kategorii znalazło się także miejsce na serwer oraz urządzenie wielofunkcyjne łączące w sobie funkcje ksero, skanera i drukarki. Zostanie ono zainstalowane w Izbie Przyjęć szpitala, co umożliwi realizację niektórych zadań techniczno-administracyjnych w miejscu,gdzie i tak koncentruje się zazwyczaj „życie” całego szpitala i gdzie następuje przyjęcie i wypisanie pacjenta i skierowanie go do dalszego leczenia, badań, bądź obserwacji, Aczkolwiek, często po niezbędnym zaopatrzeniu pacjent nie jestkierowany do dalszej hospitalizacji i jego kontakt z placówką leczniczą ogranicza się do wizyty w Izbie Przyjęć. Dlatego tak ważne jest takie umiejscowienie takiego sprzętu, by mógł on otrzymać właściwą pomoc nie tylko medyczną,
ale i organizacyjną. Kolejna kategoria to montaż i instalacja.
Wszystkie prace, począwszy od zinwentaryzowania i określenia jakości sieci informatycznej i elektrycznej zastanej w szpitalu trwały najdłużej z wszystkich przewidzianych w projekcie zadań. Każdy punkt, każde gniazdko podłączeniowe musiały zostać zinwentaryzowane i naniesione na nowo celem ustalenia najbardziej optymalnego przebiegu i dostępu, z uwzględnieniem specyfiki szpitala, jako miejsca pracy i procesu terapeutycznego.Nie wszystkie cele, które wpłynęłyby na zupełnie bezawaryjne działanie systemu szpitalnego udało się zrealizować. Trzeba było ograniczyć niektóre prace do minimum wymaganego dla funkcjonowania wdrożonego oprogramowania z możliwością późniejszych rozszerzeń i modyfikacji.
Warto wspomnieć w tym miejscu o instalacjach światłowodowych, które zostały zbudowane w ramach projektu. Przyspieszą one w znaczny sposób komunikację i możliwość wymiany danych, będąc swoistą „autostradą” mogącą przyspieszyć drogę pacjenta od rejestracji do diagnozy i terapii. Główną kategorią projektu jest Oprogramowanie.
Nowy system zawiera następujące moduły kluczowe dla działalności Zespołu Opieki Zdrowotnej:
Piąta kategoria to szkolenie pracowników. W ramach tego zadania przeszkolonych zostało 125 pracowników z obsługi nowego systemu informatycznego we wszystkich komórkach organizacyjnych. Warto dodać, że oprócz planowanych szkoleń odbyło się wiele dodatkowych spotkań czy nieformalnych konsultacji, gdyż wiele zapytań pojawiło się wraz z próbnym rozruchem systemu. Wykonawca odpowiedział na to zapotrzebowanie i realizował dodatkowe konsultacje.
W efekcie otrzymaliśmy gotowy produkt do zastosowania wraz z pracownikami potrafiącymi wykorzystać niektóre z nowych (dla nich) możliwości tego systemu. Szkolenie wszakże cały czas trwa, gdyż rolę szkolących informatyków firmy COIG przejęli teraz nasi informatycy udzielając niezbędnych porad w zakresie funkcjonowania poszczególnych aplikacji w oprogramowaniu. Ostatnią kategorią jest informacja i promocja projektu.
W ramach tej kategorii wykonano ulotki reklamowe, tablice informacyjne w ilości 4 sztuk rozmieszczone w holu głównym szpitala oraz przy wejściach do budynków Zespołu Opieki Zdrowotnej, ukazały się 3 artykuły w prasie o zasięgu regionalnym informujące o projekcie (na stronach „Polska Dziennik Zachodni” oraz „Fakt”). Ulotki w liczbie 1000 sztuk zostały rozprowadzone poprzez Izbę Przyjęć, rejestrację w Poradniach Specjalistycznych oraz sekretariat Zarządu Spółki. Informacje dotarły zarówno do pacjentów szpitala i poradni specjalistycznych, jak też gości odwiedzających naszą jednostkę w innych celach niż leczenie. Planowane są kolejne działania związane z informacją i promocją projektu:
Szkoła Rodzenia ZOZ w Świętochłowicach